Podmínky použití služby Nexus

Služba Nexus · Verze 1.1 · Účinnost od 22. 8. 2026

1. Provozovatel a úvodní ustanovení

Provozovatelem služby Nexus je společnost Climana Consulting s.r.o., IČO: 240 40 762, DIČ: CZ24040762, se sídlem Vršovců 2120/1a, Mariánské Hory, 709 00 Ostrava, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Ostravě, sp. zn. C 101810 (dále jen „provozovatel").

Tyto podmínky upravují práva a povinnosti při užívání služby Nexus (dále jen „služba" nebo „Nexus") a tvoří nedílnou součást smlouvy mezi provozovatelem a zákazníkem.

2. Vymezení pojmů

• Zákazník — podnikatel, který uzavřel s provozovatelem smlouvu o užívání služby.
• Instance — samostatné, izolované prostředí služby provozované pro jednoho zákazníka (vlastní databáze, úložiště a šifrovací klíče). Data zákazníků se mezi instancemi nesdílejí ani nemíchají.
• Uživatel — fyzická osoba, které zákazník zřídil přístup do své instance.
• Připojená služba — služba třetí strany, kterou zákazník k instanci připojí (zejména e-mailová schránka, Google Workspace / Google účet, Microsoft 365, Freelo a obdobné nástroje).
• Data zákazníka — veškerý obsah, který do služby vloží zákazník nebo jeho uživatelé, případně který služba načte z připojených služeb na základě oprávnění uděleného zákazníkem.

3. Popis služby

Nexus je softwarová služba pro automatizaci zpracování obchodní agendy. Zejména:

• načítá e-mailovou komunikaci z e-mailových schránek připojených zákazníkem,
• pomocí umělé inteligence z ní vytěžuje strukturované údaje (poptávky, objednávky, kontaktní a fakturační údaje),
• předkládá výsledek uživateli ke kontrole a schválení,
• na základě rozhodnutí uživatele zakládá záznamy v připojených nástrojích (úkoly, zakázkové listy, dokumenty, faktury),
• uchovává historii komunikace, příloh a souvisejících dokumentů.

Konkrétní rozsah zapnutých modulů a integrací je dán smlouvou a konfigurací instance zákazníka. Provozovatel je oprávněn službu průběžně vyvíjet, doplňovat a měnit její funkce, pokud tím podstatně nesníží její sjednaný rozsah.

4. Vznik a trvání smluvního vztahu

Smlouva vzniká uzavřením písemné či elektronické objednávky nebo smlouvy mezi provozovatelem a zákazníkem, případně zpřístupněním instance zákazníkovi. Nedohodnou-li se strany jinak, uzavírá se smlouva na dobu neurčitou s výpovědní dobou uvedenou ve smlouvě.

Je-li sjednán zkušební provoz, poskytuje se služba po dohodnutou dobu, není-li ujednáno jinak po dobu 14 dnů od ověření registrace, bezplatně a bez záruky dostupnosti. Ve zkušebním provozu není zákazník povinen sdělit platební údaje.

Zkušební provoz končí uplynutím sjednané doby. Nedojde-li do jeho konce k objednání některého z tarifů, přejde instance zákazníka do režimu omezeného užívání podle článku 14; data zákazníka se tím nemění a zůstávají mu přístupná ke čtení a exportu.

Provozovatel je oprávněn zkušební provoz kdykoli ukončit, zejména je-li užíván v rozporu s těmito podmínkami nebo opakovaně týmž zákazníkem.

5. Uživatelské účty a zabezpečení

• Zákazník odpovídá za správu uživatelských účtů ve své instanci, za přidělené role a za jednání svých uživatelů.
• Přihlašovací údaje jsou důvěrné; zákazník je nesmí sdílet s třetími osobami a je povinen bez zbytečného odkladu ohlásit provozovateli podezření na jejich zneužití.
• Zákazník je povinen zajistit, aby jeho uživatelé užívali službu v souladu s těmito podmínkami a právními předpisy.

6. Připojené služby třetích stran

Funkce Nexusu závisí na službách, které si zákazník připojí. Platí přitom:

• Přístup uděluje zákazník a je odvolatelný. Připojení se provádí přihlášením k účtu zákazníka (např. přes souhlasovou obrazovku Google nebo Microsoft) nebo vložením přístupových údajů. Zákazník může přístup kdykoli odvolat — v nastavení instance, nebo přímo u poskytovatele dané služby.
• Rozsah oprávnění odpovídá zapnutým funkcím. Nexus žádá pouze oprávnění nezbytná pro funkce, které má zákazník zapnuté, a získaná data používá výhradně k jejich poskytování. Podrobnosti jsou popsány v Zásadách ochrany osobních údajů.
• Odpovědnost za oprávnění. Zákazník odpovídá za to, že je oprávněn připojované účty a data zpřístupnit a že tím neporušuje práva třetích osob ani podmínky poskytovatelů těchto služeb.
• Nezávislost třetích stran. Provozovatel neodpovídá za dostupnost, změny, chyby ani ukončení služeb třetích stran. Změní-li poskytovatel své rozhraní nebo podmínky, může být příslušná funkce dočasně nebo trvale omezena.

7. Umělá inteligence a lidská kontrola

Nexus využívá jazykové modely umělé inteligence k vytěžování údajů z textu. Zákazník bere na vědomí, že:

• výstupy AI nemusí být vždy přesné či úplné a slouží jako podklad pro rozhodnutí člověka,
• služba neprovádí automatizované rozhodování s právními účinky vůči třetím osobám — schválení a odeslání výstupů je úkonem uživatele,
• zákazník je povinen zavést přiměřenou kontrolu výstupů před jejich dalším použitím, zejména před odesláním zákazníkům, zpracováním objednávek či fakturací.

Provozovatel neodpovídá za škodu vzniklou spolehnutím se na nezkontrolovaný výstup AI.

8. Data zákazníka a ochrana osobních údajů

• Data zůstávají zákazníkovi. Provozovatel k nim nenabývá vlastnická ani jiná práva nad rámec nezbytný pro poskytování služby, její zabezpečení a podporu.
• Provozovatel nepoužívá data zákazníka k vlastním obchodním účelům, neprodává je a nepředává třetím stranám mimo poskytovatele uvedené v Zásadách ochrany osobních údajů. Data zákazníka se nepoužívají k vývoji ani trénování obecných modelů umělé inteligence.
• Role stran: jsou-li v datech osobní údaje, je zákazník zpravidla v postavení správce a provozovatel v postavení zpracovatele podle čl. 28 GDPR. Podrobnosti upravuje zpracovatelská smlouva uzavíraná se zákazníkem.
• Zpracování osobních údajů je blíže popsáno v Zásadách ochrany osobních údajů a používání cookies.

9. Dostupnost služby, údržba a podpora

Provozovatel vyvíjí přiměřené úsilí k zajištění nepřetržité dostupnosti služby, negarantuje však provoz bez přerušení. Konkrétní parametry dostupnosti a doby odezvy podpory se sjednávají ve smlouvě; není-li sjednáno jinak, poskytuje se služba „tak, jak je".

Provozovatel je oprávněn službu přerušit na dobu nezbytnou pro údržbu, aktualizaci či odstranění závady. Plánovanou odstávku oznámí předem, umožňují-li to okolnosti.

10. Cena a platební podmínky

Službu poskytuje provozovatel elektronicky — zpřístupněním přístupu k instanci Nexus zákazníkovi (čl. 4); nejde o dodání zboží ani o službu poskytovanou v kamenné provozovně. Cena se hradí předem na začátku zúčtovacího období (čl. 10.2, 10.3); daňové doklady zasílá provozovatel elektronicky na fakturační e-mail zákazníka (čl. 10.11).

10.1 Cena a ceník. Cena služby se řídí smlouvou nebo aktuálním ceníkem provozovatele zveřejněným na nex-us.cz. Provozovatel není plátcem daně z přidané hodnoty; uvedené ceny jsou konečné. Cena se hradí v korunách českých.

10.2 Tarify a zúčtovací období. Služba se poskytuje v tarifech, které se liší zejména rozsahem uživatelů a měsíční kvótou zpracovaných zpráv podle ceníku. Zúčtovacím obdobím je kalendářní měsíc, není-li sjednáno období roční. Cena tarifu se hradí předem na začátku zúčtovacího období.

10.3 Způsoby úhrady. Cena tarifu se hradí platební kartou prostřednictvím platební brány, u ročního zúčtovacího období též bankovním převodem na základě zálohové faktury. Provozovatel nemá přístup k údajům o platební kartě; ty zpracovává výhradně poskytovatel platební brány.

10.4 Automatické opakované platby. Sjednal-li zákazník úhradu platební kartou, uděluje při první platbě souhlas s opakovaným strháváním ceny tarifu z téže karty vždy k počátku dalšího zúčtovacího období, a to až do zrušení předplatného nebo ukončení smlouvy. Před první platbou je zákazník seznámen s částkou, četností plateb a způsobem jejich zrušení; podrobnosti upravuje smlouva.

10.5 Změna strhávané částky. Změní-li se částka, která má být stržena, oznámí ji provozovatel zákazníkovi nejméně 7 dní před stržením na fakturační e-mail. Do uplynutí této lhůty se strhává částka původní.

10.6 Zrušení opakovaných plateb. Zákazník může opakované platby kdykoli zrušit ve svém účtu nebo oznámením provozovateli. Zrušením se zastaví budoucí platby; služba se poskytuje do konce zaplaceného období. Zrušení opakovaných plateb samo o sobě není výpovědí smlouvy.

10.7 Nadlimitní zpracování. Překročí-li počet zpracovaných zpráv kvótu tarifu, účtuje se nadlimitní zpracování sazbou podle ceníku. Nadlimitní zpracování se nikdy nestrhává z platební karty; provozovatel je vyúčtuje samostatnou fakturou zpětně za uplynulé zúčtovací období se splatností uvedenou na faktuře. Trvá-li překročení kvóty o více než 20 % ve dvou po sobě jdoucích zúčtovacích obdobích, nabídne provozovatel zákazníkovi vyšší tarif.

10.8 Automatická změna tarifu. Tarif odpovídá skutečnému rozsahu užívání služby. Provozovatel měří (i) počet uživatelů zákazníka v připojených službách třetích stran a (ii) počet zpráv zpracovaných službou; rozhodné je vyšší z takto určených pásem. Vyjde-li ve dvou po sobě jdoucích uzavřených zúčtovacích obdobích shodně jiný tarif, než který zákazník užívá, změní jej provozovatel na tarif odpovídající naměřeným hodnotám. Změnu oznámí předem spolu s naměřenými hodnotami a je účinná až od následujícího zúčtovacího období; nikdy se neuplatní zpětně ani v průběhu období. Stejný postup platí i pro snížení tarifu. Nesouhlasí-li zákazník s naměřenými hodnotami, může je do 15 dnů od oznámení rozporovat; do vyřešení se tarif nemění.

10.9 Neúspěšná platba. Nepodaří-li se cenu strhnout, opakuje provozovatel pokus nejvýše pětkrát v průběhu následujících sedmi dnů a zákazníka o tom vyrozumí. Není-li cena uhrazena ani poté, přejde instance zákazníka do režimu omezeného užívání podle článku 14, a to nejdříve desátý den od prvního neúspěšného pokusu. Po pěti neúspěšných pokusech se opakované platby zastaví a k obnovení služby je třeba zadat platební údaje znovu.

10.10 Prodlení. Je-li zákazník v prodlení s úhradou o více než 30 dní, může provozovatel po předchozím upozornění přístup ke službě omezit nebo pozastavit až do úhrady. Pozastavením nezaniká povinnost uhradit sjednanou cenu.

10.11 Faktury. Faktury a daňové doklady vystavuje provozovatel elektronicky a zasílá je na fakturační e-mail zákazníka; zákazník s elektronickou formou souhlasí. Doklady jsou zákazníkovi dostupné též v jeho účtu.

10.12 Vrácení ceny. Cena za započaté zúčtovací období se nevrací. Požádá-li zákazník o zrušení do 3 dnů od stržení platby za nové období, vrátí mu provozovatel cenu za toto období v plné výši. Při ukončení smlouvy se nadlimitní zpracování za poslední zúčtovací období nedoúčtovává.

10.13 Změna ceníku. Změnu ceníku oznámí provozovatel nejméně 30 dní před její účinností. Nesouhlasí-li zákazník se změnou, může smlouvu do dne účinnosti změny vypovědět; do konce zaplaceného období se služba poskytuje za původní cenu.

10.14 Podnikatelský charakter služby. Služba je určena podnikatelům pro účely jejich podnikatelské činnosti. Ustanovení právních předpisů o ochraně spotřebitele, zejména o odstoupení od smlouvy uzavřené distančním způsobem, se neuplatní.

11. Práva duševního vlastnictví

Software, jeho zdrojový kód, dokumentace, grafika a ochranné známky jsou majetkem provozovatele nebo jeho poskytovatelů licencí. Zákazníkovi vzniká nevýhradní, nepřenosné právo užívat službu po dobu trvání smlouvy a v rozsahu sjednaném ve smlouvě.

Zákazník není oprávněn zejména: rozmnožovat či upravovat software, provádět zpětnou analýzu nad rámec zákonných výjimek, poskytovat službu třetím osobám jako vlastní řešení, ani obcházet její technická omezení a zabezpečení.

12. Nepřípustné užití

Zákazník ani jeho uživatelé nesmí službu užívat k činnosti, která je protiprávní, porušuje práva třetích osob, ohrožuje bezpečnost či stabilitu služby, nebo směřuje k rozesílání nevyžádaných obchodních sdělení v rozporu s právními předpisy. Při závažném nebo opakovaném porušení může provozovatel přístup ke službě omezit či ukončit.

13. Odpovědnost a její omezení

Provozovatel odpovídá za škodu způsobenou porušením svých povinností v rozsahu stanoveném právními předpisy. V mezích, které právní řád připouští u vztahů mezi podnikateli, platí:

• provozovatel neodpovídá za ušlý zisk, ztrátu obchodní příležitosti ani za nepřímé a následné škody,
• celková náhrada škody za období 12 měsíců je omezena částkou, kterou zákazník za službu za totéž období uhradil,
• omezení se neuplatní v případě škody způsobené úmyslně nebo z hrubé nedbalosti a v dalších případech, kdy to zákon vylučuje,
• provozovatel neodpovídá za výpadky a chyby na straně poskytovatelů připojených služeb ani za data, která zákazník do služby vloží.

Zákazník odpovídá za zákonnost dat, která do služby vkládá či ke kterým službě zpřístupní přístup, a za jejich zálohování nad rámec záloh pořizovaných provozovatelem.

13a. Reklamační řád

Tento článek upravuje postup při reklamaci vad služby. Službu Nexus užívají výhradně podnikatelé v rámci své podnikatelské činnosti (čl. 1); ustanovení právních předpisů o ochraně spotřebitele se na reklamace proto neuplatní a řídí se tímto článkem a příslušnými ustanoveními občanského zákoníku pro vztahy mezi podnikateli.

Jak reklamaci uplatnit. Zákazník reklamuje vadu e-mailem na jakub.wojcik@nex-us.cz nebo telefonicky na +420 725 084 457. Reklamace by měla obsahovat identifikaci zákazníka, popis vady a okamžik, kdy se projevila, případně doklad, který vadu dokládá (např. snímek obrazovky).

Vyřízení reklamace. Provozovatel potvrdí přijetí reklamace nejpozději do 2 pracovních dnů a reklamaci vyřídí bez zbytečného odkladu, nejpozději do 30 dnů od jejího uplatnění, nedohodnou-li se strany na lhůtě jiné.

Co se považuje za vadu. Vadou služby je stav, kdy služba neodpovídá parametrům sjednaným ve smlouvě nebo popisu v čl. 3, a to způsobem, který zákazníkovi brání službu užívat obvyklým způsobem. Za vadu se nepovažuje zejména:

• plánovaná odstávka oznámená podle čl. 9,
• výpadek nebo chyba na straně připojených služeb třetích stran (čl. 6), které provozovatel nemůže ovlivnit,
• nedostupnost nebo nesprávná funkce způsobená chybnou konfigurací, neoprávněným zásahem nebo daty na straně zákazníka,
• omezení funkčnosti v režimu omezeného užívání podle čl. 14.

Náprava. Uzná-li provozovatel reklamaci za oprávněnou, odstraní vadu v přiměřené lhůtě. Nelze-li vadu odstranit nebo brání-li vada řádnému užívání služby po podstatnou část zúčtovacího období, náleží zákazníkovi přiměřená sleva z ceny za toto období, odpovídající rozsahu a délce trvání vady. Nárok na slevu zákazník uplatní společně s reklamací nebo bez zbytečného odkladu po jejím vyřízení.

14. Ukončení smlouvy a export dat

Smlouvu lze ukončit dohodou, výpovědí podle smlouvy nebo odstoupením při podstatném porušení. Po ukončení smlouvy provozovatel na žádost zákazníka podanou do 30 dnů poskytne export dat zákazníka v běžně čitelném formátu; poté je oprávněn instanci i její zálohy v souladu se smluvenými lhůtami odstranit.

Režim omezeného užívání. Neuhradí-li zákazník cenu nebo skončí-li zkušební provoz bez objednání tarifu, přepne provozovatel instanci zákazníka do režimu omezeného užívání. V tomto režimu zůstává zákazníkovi zachován přístup k datům, jejich čtení a export; provozovatel však nezpracovává nová data, zejména nepřijímá a nevyhodnocuje příchozí zprávy. Uhrazením ceny se plný provoz obnoví bez dalšího.

Ochranná lhůta a odstranění dat. Trvá-li režim omezeného užívání déle než 30 dní, je provozovatel oprávněn instanci zákazníka včetně jejích záloh odstranit. Na blížící se odstranění upozorní zákazníka nejméně 7 dní a 1 den předem a umožní mu export dat. Odstranění provozovatel eviduje. Právo zákazníka na export dat podle předchozího odstavce tím není dotčeno.

15. Změny podmínek

Provozovatel může tyto podmínky měnit zejména při rozvoji služby nebo změně právních předpisů. O změně informuje zákazníka nejméně 30 dní předem e-mailem nebo v rozhraní služby. Nesouhlasí-li zákazník se změnou, je oprávněn smlouvu do dne účinnosti změny vypovědět.

16. Závěrečná ustanovení

Právní vztahy se řídí právním řádem České republiky, zejména zákonem č. 89/2012 Sb., občanským zákoníkem. Pro řešení sporů jsou příslušné soudy České republiky podle sídla provozovatele.

Je-li některé ustanovení těchto podmínek neplatné či neúčinné, nedotýká se to platnosti ostatních ustanovení; strany nahradí takové ustanovení ustanovením, které se svým smyslem nejvíce blíží původnímu.

Kontakt pro dotazy k těmto podmínkám: info@climana.cz.

Terms of Service — Nexus

Nexus service · Version 1.1 · Effective 22 August 2026

1. Provider and introductory provisions

The Nexus service is operated by Climana Consulting s.r.o., Company ID (IČO): 240 40 762, VAT ID (DIČ): CZ24040762, registered office: Vršovců 2120/1a, Mariánské Hory, 709 00 Ostrava, Czech Republic, registered in the Commercial Register kept by the Regional Court in Ostrava, file no. C 101810 (the "provider").

These terms govern the rights and obligations arising from the use of the Nexus service (the "service" or "Nexus") and form an integral part of the contract between the provider and the customer.

2. Definitions

• Customer — a business that has entered into a contract with the provider for the use of the service.
• Instance — a separate, isolated environment of the service operated for a single customer (its own database, storage and encryption keys). Customer data is never shared or mixed between instances.
• User — a natural person to whom the customer has granted access to its instance.
• Connected service — a third-party service the customer connects to its instance (in particular an email mailbox, Google Workspace / Google account, Microsoft 365, Freelo and similar tools).
• Customer data — all content entered into the service by the customer or its users, or retrieved by the service from connected services based on authorisation granted by the customer.

3. Description of the service

Nexus is a software service for automating business administration. In particular, it:

• retrieves email communication from mailboxes connected by the customer,
• uses artificial intelligence to extract structured data from it (inquiries, orders, contact and billing details),
• presents the result to a user for review and approval,
• based on the user's decision, creates records in connected tools (tasks, order sheets, documents, invoices),
• retains the history of communication, attachments and related documents.

The specific scope of enabled modules and integrations is defined by the contract and the configuration of the customer's instance. The provider may continuously develop, extend and modify the service, provided this does not materially reduce its agreed scope.

4. Formation and duration of the contract

The contract is formed by a written or electronic order or contract between the provider and the customer, or by making the instance available to the customer. Unless agreed otherwise, the contract is concluded for an indefinite period with the notice period set out in the contract.

If trial operation is agreed, the service is provided free of charge and without any availability guarantee for the agreed period, and unless agreed otherwise for 14 days from verification of the registration. During trial operation the customer is not required to provide payment details.

Trial operation ends upon expiry of the agreed period. If no tariff is ordered before it ends, the customer's instance switches to the limited-use mode under Article 14; the customer's data is not affected and remains accessible for reading and export.

The provider may terminate trial operation at any time, in particular where it is used contrary to these terms or repeatedly by the same customer.

5. User accounts and security

• The customer is responsible for managing user accounts within its instance, for the roles assigned, and for the conduct of its users.
• Login credentials are confidential; the customer must not share them with third parties and must report any suspected misuse to the provider without undue delay.
• The customer must ensure that its users use the service in accordance with these terms and applicable law.

6. Connected third-party services

Nexus features depend on the services connected by the customer. The following applies:

• Access is granted by the customer and is revocable. Connection is made by signing in to the customer's account (e.g. via the Google or Microsoft consent screen) or by entering credentials. The customer may revoke access at any time — in the instance settings, or directly with the relevant provider.
• The scope of permissions matches the enabled features. Nexus requests only the permissions necessary for the features the customer has enabled, and uses the data obtained solely to provide them. Details are described in the Privacy Policy.
• Responsibility for authorisation. The customer is responsible for being entitled to make the connected accounts and data available and for not infringing the rights of third parties or the terms of those service providers.
• Independence of third parties. The provider is not responsible for the availability, changes, faults or discontinuation of third-party services. If a provider changes its interface or terms, the relevant feature may be temporarily or permanently limited.

7. Artificial intelligence and human oversight

Nexus uses artificial-intelligence language models to extract data from text. The customer acknowledges that:

• AI outputs may not always be accurate or complete and serve as a basis for a human decision,
• the service does not carry out automated decision-making producing legal effects concerning third parties — approving and sending outputs is an act of a user,
• the customer must implement appropriate review of outputs before further use, in particular before sending them to its own customers, processing orders or issuing invoices.

The provider is not liable for damage arising from reliance on an unreviewed AI output.

8. Customer data and personal data protection

• Data remains the customer's. The provider acquires no ownership or other rights to it beyond what is necessary to provide, secure and support the service.
• The provider does not use customer data for its own commercial purposes, does not sell it and does not pass it to third parties other than the providers listed in the Privacy Policy. Customer data is not used to develop or train generalised artificial-intelligence models.
• Roles of the parties: where the data contains personal data, the customer generally acts as the controller and the provider as the processor under Art. 28 GDPR. Details are governed by the data processing agreement concluded with the customer.
• The processing of personal data is described in more detail in the Privacy & Cookie Policy.

9. Availability, maintenance and support

The provider makes reasonable efforts to keep the service continuously available but does not guarantee uninterrupted operation. Specific availability parameters and support response times are agreed in the contract; unless agreed otherwise, the service is provided "as is".

The provider may suspend the service for the time necessary for maintenance, updates or fault resolution. Planned downtime will be announced in advance where circumstances permit.

10. Price and payment terms

The provider delivers the service electronically — by granting the customer access to their Nexus instance (Article 4); this is not a delivery of goods or a service provided at a physical premises. The price is paid in advance at the start of the billing period (Articles 10.2 and 10.3); the provider sends tax documents electronically to the customer's billing e-mail (Article 10.11).

10.1 Price and price list. The price is governed by the contract or by the provider's current price list published at nex-us.cz. The provider is not a VAT payer; the prices stated are final. The price is payable in Czech crowns.

10.2 Tariffs and billing period. The service is provided in tariffs differing in particular in the number of users and the monthly quota of processed messages under the price list. The billing period is a calendar month unless an annual period is agreed. The tariff price is payable in advance at the beginning of the billing period.

10.3 Payment methods. The tariff price is paid by payment card through a payment gateway and, for annual billing periods, also by bank transfer against a proforma invoice. The provider has no access to payment card details; these are processed solely by the payment gateway provider.

10.4 Automatic recurring payments. Where the customer has agreed to pay by card, the customer consents at the first payment to the recurring collection of the tariff price from the same card at the beginning of each following billing period, until the subscription is cancelled or the contract ends. Before the first payment the customer is informed of the amount, the frequency and how to cancel; details are set out in the contract.

10.5 Change of the amount collected. If the amount to be collected changes, the provider notifies the customer at least 7 days before collection at the billing e-mail. Until that period elapses, the original amount is collected.

10.6 Cancelling recurring payments. The customer may cancel recurring payments at any time in their account or by notifying the provider. Cancellation stops future payments; the service is provided until the end of the paid period. Cancelling recurring payments is not in itself a termination of the contract.

10.7 Above-quota processing. If the number of processed messages exceeds the tariff quota, above-quota processing is charged at the price-list rate. Above-quota processing is never collected from the payment card; the provider invoices it separately in arrears for the past billing period, with the due date stated on the invoice. If the quota is exceeded by more than 20 % in two consecutive billing periods, the provider offers the customer a higher tariff.

10.8 Automatic tariff change. The tariff corresponds to the actual extent of use. The provider measures (i) the number of the customer's users in connected third-party services and (ii) the number of messages processed by the service; the higher of the resulting bands applies. If a different tariff results in two consecutive closed billing periods, the provider changes the tariff accordingly. The change is notified in advance together with the measured values and takes effect only from the following billing period; it never applies retroactively or mid-period. The same procedure applies to a decrease. If the customer disagrees with the measured values, they may dispute them within 15 days of the notice; the tariff remains unchanged until the dispute is resolved.

10.9 Failed payment. If collection fails, the provider repeats the attempt no more than five times over the following seven days and informs the customer. If the price remains unpaid, the customer's instance switches to the limited-use mode under Article 14, at the earliest on the tenth day after the first failed attempt. After five failed attempts recurring payments are stopped and payment details must be entered again to restore the service.

10.10 Default. If the customer is more than 30 days in default, the provider may, after prior notice, restrict or suspend access until payment. Suspension does not extinguish the obligation to pay the agreed price.

10.11 Invoices. The provider issues invoices and tax documents electronically and sends them to the customer's billing e-mail; the customer consents to the electronic form. Documents are also available in the customer's account.

10.12 Refunds. The price for a commenced billing period is not refunded. If the customer requests cancellation within 3 days of collection of a payment for a new period, the provider refunds that period in full. On termination, above-quota processing for the last billing period is not charged.

10.13 Price list changes. The provider announces price list changes at least 30 days before they take effect. If the customer disagrees, they may terminate the contract before the effective date; until the end of the paid period the service is provided at the original price.

10.14 Business use. The service is intended for entrepreneurs for the purposes of their business. Consumer protection provisions, in particular on withdrawal from distance contracts, do not apply.

11. Intellectual property rights

The software, its source code, documentation, graphics and trade marks are the property of the provider or its licensors. The customer obtains a non-exclusive, non-transferable right to use the service for the duration of the contract and within the scope agreed therein.

In particular, the customer may not reproduce or modify the software, reverse-engineer it beyond statutory exceptions, provide the service to third parties as its own solution, or circumvent its technical limitations and security measures.

12. Prohibited use

Neither the customer nor its users may use the service for activities that are unlawful, infringe the rights of third parties, endanger the security or stability of the service, or aim at sending unsolicited commercial communications contrary to applicable law. In the event of a serious or repeated breach, the provider may restrict or terminate access to the service.

13. Liability and its limitation

The provider is liable for damage caused by breach of its obligations to the extent laid down by law. To the extent permitted by law in business-to-business relationships:

• the provider is not liable for lost profit, lost business opportunity, or indirect and consequential damage,
• total compensation for damage over any 12-month period is limited to the amount the customer paid for the service in the same period,
• these limitations do not apply to damage caused intentionally or by gross negligence, or in other cases where the law precludes them,
• the provider is not liable for outages or errors on the part of connected service providers, nor for the data the customer enters into the service.

The customer is responsible for the lawfulness of the data it enters into the service or to which it grants the service access, and for backing it up beyond the backups made by the provider.

13a. Complaints Procedure

This article governs the procedure for making a complaint about a defect in the service. Nexus is used exclusively by businesses in the course of their business activity (Article 1); consumer-protection provisions therefore do not apply to complaints, which are governed by this article and the relevant provisions of the Civil Code applicable to business-to-business relationships.

How to make a complaint. The customer reports a defect by e-mail to jakub.wojcik@nex-us.cz or by phone at +420 725 084 457. The complaint should include the customer's identification, a description of the defect and when it occurred, and, where possible, supporting evidence (e.g. a screenshot).

Handling the complaint. The provider confirms receipt of the complaint within 2 business days and resolves it without undue delay, no later than 30 days from when it was made, unless the parties agree on a different period.

What counts as a defect. A defect is a state in which the service does not correspond to the parameters agreed in the contract or the description in Article 3, in a way that prevents the customer from using the service in the usual manner. The following are not considered defects:

• planned downtime announced under Article 9,
• an outage or error on the part of connected third-party services (Article 6) that the provider cannot influence,
• unavailability or malfunction caused by misconfiguration, unauthorized interference, or data on the customer's side,
• reduced functionality during limited-use mode under Article 14.

Remedy. If the provider finds the complaint justified, it will remedy the defect within a reasonable time. If the defect cannot be remedied, or if it prevents proper use of the service for a substantial part of the billing period, the customer is entitled to a reasonable discount on the price for that period, corresponding to the extent and duration of the defect. The customer must claim the discount together with the complaint or without undue delay after it has been resolved.

14. Termination and data export

The contract may be terminated by agreement, by notice under the contract, or by withdrawal in the event of a material breach. After termination, the provider will, upon the customer's request made within 30 days, provide an export of the customer's data in a commonly readable format; thereafter it is entitled to delete the instance and its backups in accordance with the agreed periods.

Limited-use mode. If the customer fails to pay the price, or if trial operation ends without a tariff being ordered, the provider switches the customer's instance to limited-use mode. In this mode the customer retains access to their data, reading and export; however, the provider does not process new data, in particular does not receive or evaluate incoming messages. Upon payment, full operation is restored without further action.

Protective period and data deletion. If limited-use mode lasts more than 30 days, the provider is entitled to delete the customer's instance including its backups. The provider notifies the customer of impending deletion at least 7 days and 1 day in advance and enables data export. Deletion is recorded by the provider. The customer's right to data export under the preceding paragraph is not affected.

15. Changes to these terms

The provider may amend these terms, in particular as the service evolves or the law changes. The customer will be informed of any change at least 30 days in advance by email or within the service interface. If the customer does not agree with the change, it may terminate the contract before the change takes effect.

16. Final provisions

These legal relationships are governed by the laws of the Czech Republic, in particular Act No. 89/2012 Coll., the Civil Code. Disputes shall be resolved by the courts of the Czech Republic having jurisdiction over the provider's registered office.

If any provision of these terms is invalid or ineffective, this does not affect the validity of the remaining provisions; the parties shall replace such a provision with one that most closely reflects its original purpose.

Contact for questions regarding these terms: info@climana.cz.